このページの要点
- 手順は導線の判定から記録の保存まで九つ。導線ごとに使う手順が変わります。
- チェックは契約前・契約時・契約後の三つに分け、法令の定めと社内の運用を区別します。
- 記録台帳は八項目。書面の交付日と版が、期間の起算点と出し直しの対象を示します。
- 通知の効力は発した時に生じるため、受領日時とあわせて発信日時を記録します。
結論：手順は九つ、記録は八項目。「いつ・何を・誰が」を台帳に残す
クーリング・オフや中途解約への対応は、条文の知識だけでは回りません。申込みから清算までの手順を並べ、各手順で何を記録するかを決めておくことが、事業者側の備えの中心です。後から「書面はいつ渡したのか」「通知はいつ届いたのか」「返金はいつ済んだのか」を示せなければ、正しく対応していても説明がつきません。
このサイトの各記事は、判定・書面・期間・通知・清算を一つずつ扱ってきました。本稿はそれらを、一本の流れに束ねるまとめです。条文の細部は各記事に任せ、ここでは手順と記録に絞ります。結論は次のとおりです。
- 手順は、導線の判定、勧誘前の明示、法定書面の交付、電子交付の承諾、赤枠・赤字・8ポイント、期間の管理、通知の受付、清算・返金、記録の保存の九つです。
- 記録は、申込み日と導線、勧誘の記録、書面の交付日と方法、電子交付の承諾、承諾を得たことを証する書面の控え、通知の受領、返金、決済会社への連絡の八項目です。
- 書面の交付日は、クーリング・オフ期間の起算点に関わる最重要の記録です。
- 役割は、営業・事務・決済・責任者に分け、誰が何を記録するかを決めます。
- 記録の保存期間は法令で一律に決まっているものではなく、社内で決める項目です。本稿は法定の期間を示しません。
以下のチェックリストは、法令が直接求めていること（法令の定め）と、事業者が運用として決めておくこと（社内の運用）を、項目の中で区別して書いています。法令の定めは条番号を添えています。条番号は、特定商取引に関する法律と同法施行規則の現行版（2026年10月22日時点）で確認したものです。
手順の全体像：導線の判定から記録の保存まで
九つの手順は、申込みから清算までを時系列に並べたものです。手順ごとに、法令の根拠と、詳しく扱った記事を対応させます。
申込みから清算までの九つの手順
| 手順 | やること | 主な根拠 | 詳しい記事 |
|---|---|---|---|
| 1 導線の判定 | 勧誘の場所と手段、申込みの方法、役務の種類・期間・総額から、取引の類型を決める | 2条1項〜3項、26条1項1号、41条 | 取引の見分け方、オンライン講座 |
| 2 勧誘前の明示 | 勧誘に先立ち、名称・担当者の氏名・勧誘目的・種類を告げる。断られたら勧誘をやめる | 3条、3条の2、16条、17条 | 勧誘前の明示 |
| 3 法定書面の交付 | 概要書面（特定継続的役務提供）と契約書面、または申込書面・契約書面を、決められた時期に交付する | 4条・5条、18条・19条、42条 | 契約書面・概要書面 |
| 4 電子交付の承諾 | 電子的に交付する場合は、説明・確認のうえ承諾を得て、承諾を得たことを証する書面を交付する | 4条2項、18条2項、42条4項、規則10条ほか | 書面の電子交付 |
| 5 赤枠・赤字・8ポイント | クーリング・オフの事項などを、赤枠の中に赤字で、8ポイント以上の大きさで記載する | 規則6条・7条、46条・47条、92条・94条 | 赤枠の書き方 |
| 6 期間の管理 | 書面を受け取った日を起点に、8日または20日の期間を管理する | 9条1項・24条1項・48条1項、40条1項 | 期間の数え方、書面の不備 |
| 7 通知の受付 | 書面または電磁的記録による通知を受け付ける窓口を決め、受け付けた旨を連絡する | 9条1項・24条1項・48条1項 | メール・LINE通知 |
| 8 清算・返金 | 請求できないものを請求せず、受領した金銭を速やかに返還する | 9条3項〜6項、24条、48条 | 通知を受けたら、解除後の清算 |
| 9 記録の保存 | 手順1〜8の記録を台帳に残し、書面の控えを保管する | （社内の運用） | 本稿 |
「主な根拠」は条番号です。訪問販売・電話勧誘販売・特定継続的役務提供で条が異なるため、並べて示しています。
導線によって、使う手順が変わる
一つの事業に、会場での申込み、通話での勧誘、フォームだけの申込みが併存する場合、手順の「ひと組」を導線ごとに持つ必要があります。次の判定は、どの手順を使うかを決める順番です。複数に当てはまる場合は、それぞれの手順を実施します。
導線別の手順の選び方
- 1
購入者が、事業として、または営業のために契約するのが明らかか（開業届や事業の実態から総合的に判断）
はい適用除外に当たるかを実質で総合判断する。判断が分かれる場合は、除外を前提にせず、次の問いの手順を実施する（事業者間契約の記事へ）
いいえ次の問いへ
- 2
通話・Web会議・メッセージの通話機能で契約を勧め、申込みはフォームやメールで受けるか
はい電話勧誘販売の手順：16条の告知、18条・19条の書面、24条の期間管理を実施し、次の問いにも当てはめる
いいえ次の問いへ
- 3
会場、訪問先、呼び止めて営業所等へ誘った場所などで、契約の勧誘や申込みを受けるか
はい訪問販売の手順：3条の明示、4条・5条の書面、9条の期間管理を実施し、次の問いにも当てはめる
いいえ次の問いへ
- 4
提供する役務が7つの指定役務のいずれかで、期間が政令の期間を超え、総額が5万円を超えるか
はい特定継続的役務提供の手順：概要書面、契約書面、48条の期間管理、49条の中途解約の設計を実施し、次の問いにも当てはめる
いいえ次の問いへ
- 5
上記のいずれにも当たらず、フォームやメールだけで契約が完結するか
はい通信販売の手順：11条・12条の6の表示、15条の3の返品特約の表示を整える。役務の返金条件は別に定める
いいえ個別の事情を確認し、1つめの問いに戻って当てはめ直す
複数の導線がある事業では、導線ごとに書式と記録の項目を分けます。一本の書式で済ませると、導線の違いが記録に出なくなります。
チェックリスト：契約前、契約時、契約後
手順ごとの確認項目を、時期で三つに分けます。チェックは、一件の契約ごとに行うものと、導線を変えたときに見直すものがあります。項目の末尾の括弧は、法令の定めか、社内の運用かを示します。
契約前：導線と勧誘
契約前のチェック（導線・勧誘）
- 申込みに至る導線を、場所と手段（対面・通話・Web会議・メッセージ・フォーム）で書き出し、取引の類型を決めてある（社内の運用）
- 購入者の名義（個人・個人事業主・法人）を申込み時に確認し、事業者名義でも除外を前提にしない扱いにしてある（社内の運用。除外は26条1項1号などの実質で判断）
- 勧誘の最初に、事業者の名称、勧誘の目的、勧める商品・役務の種類を告げる手順がある。電話勧誘販売では担当者の氏名も告げる（3条、16条）
- 無料体験や無料相談の案内文に、契約を勧める場合はその旨を書いてある（社内の運用。勧誘目的を告げない勧誘は、不明示の型として問題になる）
- 契約しない旨の意思を示した人への、その契約についての勧誘をやめる手順があり、自動配信も止まる（3条の2第2項、17条）
- 特定継続的役務提供に当たる場合は、概要書面を契約を締結するまでに交付する（42条1項）
- 決済方式（一括・自社の分割・カード・提携ローン）を決め、方式ごとの追加の義務を確認してある（割賦販売法。分割払い・カードの記事）
契約時：書面と電子交付
契約時のチェック（書面・電子交付）
- 契約の内容を明らかにする書面を、類型に応じた時期に交付する（4条・5条、18条・19条、42条2項）
- 書面の記載事項が、類型ごとの法定の事項を満たしている（規則5条、45条・54条、92条〜94条ほか。記載事項の記事）
- クーリング・オフの事項などを、赤枠の中に赤字で、8ポイント以上の大きさで書いてある。書面の内容を十分に読むべき旨も赤枠・赤字で書いてある（規則6条・7条、46条・47条、94条）
- 交付する書面は、赤枠のない編集用ではなく、赤枠のある交付用になっている（社内の運用。白黒印刷で交付しない）
- 書面の交付日、交付の方法、交付した書面の版を記録する（社内の運用。期間の起算点の確認に使う）
- 電子的に交付する場合は、電磁的方法の種類と内容を示し、規則10条などが定める説明をしてから、申込者の機器で閲覧できる状態かを確認する（規則10条1項〜4項ほか）
- 承諾は、氏名と、説明を理解した旨の記入で取得し、記録を残す（規則10条5項）
- 承諾を得たことを証する書面（書面で承諾を得たときはその写し）を、電磁的方法で提供する時までに買い手へ交付する（規則10条7項。類型により規則50条7項、99条ほか）
契約後：期間・通知・清算
契約後のチェック（期間・通知・清算）
- 書面を受け取った日を起点に、8日（訪問販売・電話勧誘販売・特定継続的役務提供）または20日（連鎖販売取引・業務提供誘引販売取引）の期間を、台帳で管理する（9条1項、24条1項、48条1項、40条1項、58条）
- 通知の受付窓口を契約書面などに示してあり、実際に使っている連絡手段でも受け付けられる（9条1項などの「書面又は電磁的記録」。通知の記事）
- 通知を受領したら、受領の日時、方法、通知に書かれた発信の日時を記録する（社内の運用。効力は通知を発した時に生じる）
- 通知を受け付けた旨を、通知した人に連絡する（社内の運用。消費者庁のQ&Aは、受け付けた旨の連絡が望ましいとしている）
- 損害賠償・違約金を請求しない。商品の使用利益、提供済みの役務の対価、その他の金銭を請求しない（9条3項・5項、24条3項・5項、48条4項・6項）
- 役務に関連して受領した金銭を、速やかに返還する。振込手数料などを差し引かない（9条6項、24条6項、48条7項）
- 引渡し済みの商品などの引取り・返還の費用を、事業者の負担とする（9条4項、24条4項、48条5項）
- 関連商品の販売契約の扱いを確認する（特定継続的役務提供の48条2項）
- カード決済や分割払いの場合は、決済会社などへの連絡と取消処理の手順を実行し、日付を記録する（社内の運用。割賦販売法の規律も確認）
記録台帳：何を、いつ、誰が記録するか
記録の目的は二つあります。一つは、自社が義務を果たしたこと（書面を交付した、告知をした、速やかに返金した）を示すこと。もう一つは、期間や効力の判断に使う日付と事実（書面の受領日、通知の発信日時）を確かめることです。台帳の形式は、スプレッドシートでも業務システムでもかまいません。項目が欠けないことと、後から書き換えた履歴が残ることが大切です。
記録台帳の項目（八項目）
| 項目 | 記録する内容 | 記録するとき | 記録しておく理由 | 担当（社内で決める） |
|---|---|---|---|---|
| 1 申込み日と導線 | 申込みの日時、申込みの方法、勧誘の場所と手段 | 申込みの受付時 | 取引の類型と、必要な書面の種類の根拠になる | 事務担当 |
| 2 勧誘の記録 | 勧誘の担当者、手段、冒頭の告知をしたこと、断られた旨 | 勧誘の都度 | 氏名等の明示と再勧誘の禁止の運用を確かめられる | 営業担当 |
| 3 書面の交付 | 概要書面・契約書面の交付日、方法、書面の版 | 交付時 | 期間の起算点を確かめられる。不備があれば出し直しの対象を特定できる | 事務担当 |
| 4 電子交付の承諾 | 説明した内容、確認した事項、氏名と理解した旨の記入 | 承諾の取得時 | 規則10条の手順を踏んだことを示せる | 事務担当 |
| 5 承諾を証する書面の控え | 交付日、写し | 電子交付を行うまで | 規則10条7項などの交付を示せる | 事務担当 |
| 6 通知の受領 | 受領日時、方法、発信日時が分かる記録、受付の連絡日 | 受領時 | 期間内の発信かを確かめられる。受付の連絡を記録できる | 窓口担当・責任者 |
| 7 返金 | 返金額、返金日、返金の方法、差し引きの有無 | 返金時 | 速やかな返還と、差引きをしていないことを示せる | 決済担当 |
| 8 決済会社への連絡 | 連絡日、担当者、取消処理の結果 | 通知の受領後 | カード決済・分割払いの取消処理が済んだことを示せる | 決済担当 |
法令が台帳の様式を定めているわけではありません。項目は、各手順で日付と事実が必要になる点から選んだものです。
書面の交付日は、いちばん大事な記録
クーリング・オフの8日は、書面を受け取った日から数えます。交付日が不明になると、期間が経過したのかを示せません。さらに、書面に記載事項の欠けなどがある場合には、消費者庁の逐条解説は、8日の起算日が到来せずクーリング・オフできる期間が続くとしています。交付日と、交付した書面の版を記録しておくと、不備が見つかったときに、どの契約者に出し直す必要があるかを特定できます（書面に不備があるとクーリング・オフ期間が始まらない）。
通知の受領は、日時と発信の記録を取る
クーリング・オフは、書面または電磁的記録を発した時に効力が生じます。到達した時ではありません。そのため、通知が期間の最終日の翌日以降に届くことがあり得ます。そのとき慌てて「期間を過ぎている」と判断せず、発信の日時が分かる記録（メールの送信日時、郵便の消印、フォームの送信記録など）を確認し、受領日時とあわせて台帳に残します。数え方はクーリング・オフ8日・20日の数え方と初日の扱いで扱っています。
受付台帳での期間管理（8日の場合の一例）
- 1日目書面を受け取った日。台帳の交付日が起点になる
- 2日目
- 3日目
- 4日目通知が届いたら、受領日時と発信日時を記録し、受付の連絡をする
- 5日目
- 6日目
- 7日目
- 8日目最終日。この日までに発信された通知が期間内の通知になる
- 9日目期間経過。ただし、発信日時が最終日までなら、届くのが遅れても期間内の通知になり得る
- 10日目遅れて届いた通知も、受領日時と発信日時を確認してから判断する
カレンダーは、台帳で期間を管理する見取り図です。土日祝日の扱いは条文と所管官庁の資料で確認が必要で、本稿では断定しません。
役割分担と保管：社内で決める項目
記録は、担当者が決まっていないと、誰も書かないまま時間が過ぎます。小さな事業では一人が全部を兼ねることもありますが、その場合も、役割を分けて書き出しておくと、記録の漏れが見つかります。
役割ごとの記録と確認事項
| 役割 | 主な記録 | 確認すること |
|---|---|---|
| 営業担当 | 勧誘の記録（手段、冒頭の告知、断られた旨） | 断られた後に連絡していないか。解約の相談に言い切りの回答をしていないか |
| 事務担当 | 申込み、書面の交付日と版、電子交付の承諾と控え | 交付した書面が交付用の版か。承諾を証する書面を電子交付までに渡したか |
| 決済担当 | 返金額と返金日、決済会社への連絡 | 決済方法ごとの返金・取消しの手順を実行したか。差引きをしていないか |
| 責任者 | 通知の受領報告、受付の連絡、台帳の点検 | 受領日時と発信日時の記録があるか。期間と清算の判断を担当者任せにしていないか |
名称は例です。人数が少ないときは、一人が複数の役割を兼ねてよいですが、記録の項目は兼務でも省略しません。
確かめる問いと理由社内で決めておくこと
台帳の様式と置き場所は、どこにしますか。誰が編集できますか。
編集できる人が多いと、履歴が追えなくなります。誰がいつ書き換えたかが分かる仕組みにしておきます。
書面の控えは、紙・電子のどちらで、どこに保管しますか。
交付した書面の版が分からないと、不備が見つかったときに出し直しの対象を特定できません。電子の場合は、ファイルの名前に版を入れる運用が実用的です。
記録と控えの保存期間は、何を基準に決めますか。
法令が一律の期間を定めているものとして本稿で確認したものはありません。社内で、期間の起算点となる記録を短く切らない方針を決めます。書面に不備があれば、期間が進行しないという考え方がある点も踏まえます。
通知の窓口は、誰が見ていますか。休みの日の対応は決めていますか。
通知が届いたことに気づくのが遅れると、受付の連絡も返金の手配も遅れます。担当者が不在でも、見落とさない仕組みにしておきます。
担当者が代わったとき、記録は引き継がれますか。
引き継ぎがないと、台帳の項目が空欄のまま残ります。異動や退職のときに、台帳の点検を手順に入れます。
保存期間などの数字は、事業の規模と取引の期間に応じて、社内で決めます。本稿は法定の期間を示すものではありません。
条文例：記録と保存、通知の受領と返金（社内規程の例）
記録の運用を社内規程に置く場合の、論点ごとの書き方の例です。契約書の条項ではなく、社内の規程や運用手順書に置く文です。
記録の作成と保存
- 担当者は、契約の申込みを受けたときは、記録台帳に、申込みの日時、申込みを受けた方法、勧誘の場所及び手段並びに勧誘を行った担当者を記録する。
- 事務担当者は、法令の定めにより交付を要する書面を交付したときは、交付した書面の種類及び版、交付の日並びに交付の方法を記録台帳に記録し、交付した書面の控えを保管する。
- 書面を電磁的方法により提供するときは、事務担当者は、あらかじめ承諾を得るために行った説明及び確認の内容並びに承諾の記録を保管し、承諾を得たことを証する書面（書面で承諾を得たときは、その写し）の交付の日を記録する。
- 記録及び控えの保存期間は、別に定める。ただし、契約の申込みの撤回、解除又は解約に係る対応が終了していないものについては、その終了まで保存する。
第4項の保存期間は社内で決める項目で、法定の期間を意味しません。
通知の受領と返金の記録
- 通知（書面又は電磁的記録）を受領した担当者は、受領の日時、受領の方法、通知に記載された発信の日時及び契約を特定するための情報を記録台帳に記録し、直ちに責任者に報告する。
- 責任者は、前項の報告を受けたときは、通知をした者に対し、通知を受け付けた旨を連絡し、その連絡の日を記録台帳に記録する。
- 決済担当者は、返金を行ったときは、返金の額、返金の日、返金の方法及び決済会社その他の関係者への連絡の日を記録台帳に記録する。
受付の連絡は、消費者庁のQ&Aが望ましいとしている対応です。窓口と連絡の方法は、契約書面に示す受付の方法と合わせます。
よくある失敗と直し方
契約書作成の実務の経験をもとに、記録と手順に関する失敗を、一般的な例として整理します。
書き方の例（一般的な例） 記録と運用の書き方
書面の交付の記録
理由メールの履歴だけでは、どの書面を交付したかが分からず、不備が見つかったときの出し直しの対象を特定できません。
電子交付の承諾
理由規約への同意と、書面の電子交付の承諾は別です。承諾の記録がないと、電子交付が有効だったかを示せません。
通知の受領
理由効力は通知を発した時に生じるため、発信日時の記録が、期間内の通知かを確かめる基準になります。
返金の記録
理由速やかな返還と、差引きをしていないことを後から示せるようにします。
記録の保存
理由書面に不備があれば期間が進行しないという考え方があるため、交付の記録を短く切りすぎると、後で説明がつかなくなります。
起きがちなことと、出典
手順と記録を整えても、運用が回らなくなる場面があります。次のような点に、定期的に気を配ります。
手順と記録で、起きがちなこと
- 書面を渡しているはずだが、交付日、方法、書面の版を示せない。
- 電子交付の承諾の記録や、承諾を得たことを証する書面の控えがない。
- 赤枠のない編集用の書面を、そのまま契約者に交付してしまう。
- 通知の受領日だけを記録し、発信の日時を残していない。
- 受付の連絡をしないまま、返金の手配が遅れる。
- 決済会社への連絡の手順が決まっておらず、カードの取消処理が遅れる。
- 導線を増やしたのに、導線ごとの書式と記録の項目を作っていない。
- 担当者が代わったときに、台帳の運用が引き継がれない。
手順の外にある、周辺の書類の整え方は、業種サイトの記事も参考になります。オンライン講座の書類の組合せはオンライン講座に必要な書類一式、特商法に基づく表記の全体像は特定商取引法に基づく表記の書き方、解約・返金の規約の設計は解約・返金の規約の書き方が扱います。電子的な記録の保存はタイムスタンプと電子契約の保存、メールやLINEの通知の記録はメール・LINE・電子契約サービスでの通知と記録、帳票の保存全般は見積書・発注書・請求書の保存が参考になります。
相談の型は国民生活センターの相談件数と事例に見るトラブルの型、行政処分の型は特商法の行政処分の公表事例に見る書面と勧誘の失敗で、手順の各段がどの型の予防になるかを確かめられます。
この記事の出典
- e-Gov法令検索「特定商取引に関する法律」（2条、3条、3条の2、4条、5条、9条、16条、17条、18条、19条、24条、26条1項1号、40条、41条、42条、48条、49条、58条）（確認日：2026年10月22日）
- e-Gov法令検索「特定商取引に関する法律施行規則」（5条〜7条、10条、45条〜47条、50条、54条、92条〜94条、99条）（確認日：2026年10月22日）
- 消費者庁「特定商取引法ガイド」Q&A「電磁的記録によるクーリング・オフ」https://www.no-trouble.caa.go.jp/qa/coolingoff.html（確認日：2026年10月22日）
- 消費者庁「特定商取引法ガイド」逐条解説（令和7年6月1日時点版）（書面を交付しない場合などの8日の起算日の考え方）（確認日：2026年10月22日）
よくあるご質問
記録は何年保存すればよいですか。
本稿が確認した特商法と施行規則の条文からは、記録の保存期間を一律に定めたものは見つかりませんでした。保存期間は、事業の規模と取引の期間に応じて、社内で決める項目です。目安としては、契約に関する対応（クーリング・オフ、解約、返金）が終わるまで保存し、書面の交付に関する記録は、書面に不備があれば期間が進行しないという考え方を踏まえて、短く切りすぎないことが実用的です。
記録台帳は、スプレッドシートで足りますか。
台帳の形式を特定した条文は、確認できた範囲では見つかりませんでした。スプレッドシートでも業務システムでもかまいません。項目が欠けないこと、誰がいつ書き換えたかが追えること、書面の控えと紐づけて保管できることが、運用上のポイントです。編集権限を限り、変更履歴が残る形にしておくと、後から説明しやすくなります。
契約書面の交付日を記録していないと、どうなりますか。
法令が交付日の記録そのものを義務づけているわけではありません。ただ、クーリング・オフの期間は書面を受け取った日から数えるため、交付日が分からないと、期間が経過したと言える根拠を示しにくくなります。書面に記載事項の欠けなどがある場合は、消費者庁の逐条解説によると、8日の起算日が到来せず、解除できる期間が続くとされているため、交付日と書面の版の記録は重要です。
クーリング・オフの通知を受け取ったら、最初に何をしますか。
受領の日時、方法、通知に書かれた発信の日時を記録し、通知をした人に受け付けた旨を連絡します。消費者庁のQ&Aは、受け付けた旨の連絡が望ましいとしています。そのうえで、契約を特定し、返金の手続に進みます。返金では、損害賠償や違約金、提供済みの役務の対価を請求しないことを守り、役務に関連して受領した金銭を速やかに返還します。
一人で運営している小さな事業でも、台帳は必要ですか。
台帳を作ることが法令上の義務かどうかではなく、後から自分の対応を説明できるかの問題です。一人で運営していても、書面の交付日、通知の受領日時、返金の日付は、数か月後には記憶があいまいになります。項目を絞った簡単な台帳でかまいませんので、日付と事実を残しておくことをお勧めします。
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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、勧誘された場所や手段、申込みの方法、役務の内容と期間・金額、購入者の属性によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索（法令API）で2026年10月22日時点のものを確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 消費者庁 特定商取引法ガイド / 国民生活センター / 裁判所
